Sistem Manajemen Lingkungan (SML)
Persyaratan ISO 14001 : 2004
1. Ruang Lingkup
Standar ini menetapkan persyaratan sistem manajemen lingkungan, agar suatu organisasi dapat mengembangkan dan menerapkan kebijakan dan tujuan dengan memperhitungkan persyaratan perundang-undangan, persyaratan lain yang terkait dan informasi mengenai aspek lingkungan yang penting. Standar ini berlaku untuk aspek lingkungan yang dapat dikendalikan oleh organisasi dan pengendalian ini diharapkan dapat memberi pengaruh. Di dalam standar ini tidak dinyatakan kriteria kinerja lingkungan yang spesifik.
Standar Internasional ini dapat digunakan oleh setiap organisasi yang ingin:
- membuat, menerapkan, mempertahankan dan menyempurnakan sistem manajemen lingkungan,
- menjamin dirinya atas kesesuaiannya dengan kebijakan lingkungan yang sudah ditetapkan,
- memperlihatkan kesesuaiannya dengan Standar Internasional ini dengan
1) membuat penentuan dan pernyataan atas dirinya, atau
2) mencari konfirmasi atas kesesuaiannya dari pihak yang memiliki kepentingan dalam organisasi, seperti pelanggan, atau
3) mencari konfirmasi atas pernyataan dirinya dari pihak luar, atau
4) mencari sertifikasi/registrasi atas sistem manajemen lingkungannya dari pihak ketiga.
Semua persyaratan dalam Standar Internasional ini dimaksudkan untuk dipadukan kedalam setiap sistem manajemen lingkungan. Tingkat penerapannya tergantung pada faktor-faktor seperti kebijakan lingkungan organisasi, sifat kegiatan, produk dan jasa, lokasi dan kondisi organisasi beroperasi.
2. Acuan normatif
Tidak ada acuan normatif. Klausul-klausul ini menggunakan penomoran klausul yang sama dengan edisi sebelumnya (ISO 14001:1996).
3. Istilah dan definisi
Untuk keperluan dokumen ini, berlaku istilah dan definisi berikut
3.1. Auditor
orang yang berkompeten untuk melaksanakan audit
[ISO 9000:2000, 3.9.9]
3.2 Peningkatan yang berkelanjutan
proses peningkatan sistem manajemen lingkungan (3.8) untuk mencapai peningkatan kinerja lingkungan (3.10) secara menyeluruh sejalan dengan kebijakan lingkungan (3.11) organisasi (3.16)
Catatan – Proses tidak perlu ada di setiap daerah kegiatan secara bersama-sama.
3.3 Tindakan perbaikan
tindakan untuk menghilangkan penyebab ketidaksesuaian (3.15) yang diketahui
3.4 Dokumen
informasi dan media pendukungnya
Catatan 1 Media dapat berupa kertas, magnetik, elektronik atau disket computer optikal, foto atau contoh asli, ataupun kombinasi diantaranya.
Catatan 2 Disesuaikan dari ISO 9000:2000, 3.7.2.
3.5 Lingkungan
keadaan sekeliling tempat organisasi (3.16) beroperasi, termasuk udara, air, tanah, sumber daya alam, flora, fauna, manusia, dan keterkaitannya.
Catatan – Keadaan sekeliling dalam hal ini meluas dari dalam organisasi (3.16) sampai ke sistem global.
3.6. Aspek Lingkungan
unsur dari suatu kegiatan, produk atau jasa dari organisasi (3.16) yang dapat berinteraksi dengan lingkungan (3.5)
Catatan – Aspek lingkungan penting adalah aspek lingkungan yang mempunyai atau dapat mempunyai dampak (3.7) penting terhadap lingkungan.
3.7. Dampak Lingkungan
setiap perubahan pada lingkungan (3.5), apakah merugikan atau menguntungkan, seluruhnya atau sebagian yang dihasilkan dari aspek lingkungan (3.6) organisasi(3.16)
3.8. Sistem Manajemen Lingkungan EMS
bagian dari sistem manajemen organisasi (3.16) yang digunakan untuk mengembangkan dan menerapkan kebijakan lingkungan (3.11) dan mengatur aspek lingkungan (3.6) nya
Catatan 1 Sistem manajemen adalah kumpulan inter relasi unsur-unsur yang digunakan untuk menetapkan kebijakan dan tujuan dan untuk mencapai tujuan tersebut.
Catatan 2 Sistem manajemen memasukkan struktur organisasi, kegiatan perencanaan, tanggung jawab, praktek, prosedur (3.19), proses dan sumberdaya.
3.9 Tujuan Lingkungan
tujuan lingkungan secara menyeluruh, sejalan dengan kebijakan lingkungan (3.11), yang ditentukan oleh organisasi (3.16) itu sendiri untuk dicapai
3.10 Kinerja Lingkungan
hasil pengaturan aspek lingkungan (3.6) yang terukur dari organisasi (3.16)
Catatan Dalam kerangka sistem manajemen lingkungan (3.8), hasil-hasilnya dapat diukur terhadap kebijakan lingkungan (3.11), tujuan lingkungan (3.9), sasaran lingkungan (3.12) organisasi (3.16) dan persyaratan kinerja lingkungan lainnya.
3.11 Kebijakan Lingkungan
keinginan dan pernyataan menyeluruh dari organisasi (3.16) terkait kinerja lingkungan (3.10) nya yang secara formal dikeluarkan oleh pimpinan puncak
Catatan Kebijakan lingkungan menyediakan kerangka kerja bagi tindakan untuk menyusun tujuan (3.9) dan sasaran lingkungan (3.12).
3.12 Sasaran Lingkungan
persyaratan kinerja secara rinci, berlaku untuk organisasi (3.16) atau bagiannya daritujuan lingkungan (3.9) yang perlu ditentukan dan dipenuhi untuk mencapai tujuan tersebut
3.13 Pihak Terkait
perorangan atau kelompok yang berkepentingan dengan atau yang dipengaruhi olehkinerja lingkungan (3.10) organisasi (3.16)
3.14 Audit Internal
proses sistematik, mandiri dan terdokumentasi untuk memperoleh bukti audit dan mengevaluasinya secara objektif untuk menentukan tingkat penerapan sekumpulan kriteria audit sistem manajemen lingkungan telah dipenuhi oleh organisasi (3.16)
Catatan Dalam banyak kasus, terutama di perusahaan yang lebih kecil, kemandirian dapat ditunjukkan dengan kebebasan tanggungjawab untuk kegiatan yang audit.
3.15 Ketidaksesuaian
tidak dipenuhinya persyaratan
[ISO 9000:2000, 3.6.2]
3.16 Organisasi
perusahaan, perserikatan, firma, perusahaan besar, penguasa atau lembaga, atau bagian atau kombinasi daripadanya, apakah tergabung ataupun tidak, umum atau pribadi, yang mempunyai fungsi dan administrasinya sendiri.
Catatan – Untuk organisasi dengan lebih dari satu unit operasi, unit operasi tunggal dapat disebut sebagai organisasi.
3.17 Tindakan Pencegahan
tindakan untuk menghilangkan penyebab ketidaksesuaian (3.15) potensial
3.18 Pencegahan Pencemaran
penggunaan proses, praktek, teknik, bahan, produk, jasa atau energi untuk mencegah, mengurangi atau pegendalian (terpisah atau kombinasi) kreasi, emisi atau pelepasan beberapa jenis pencemar atau limbah, dalam upaya untuk mengurangi pengaruh buruk dari dampak lingkungan (3.7)
Catatan Pencegahan pencemaran dapat berupa pengurangan atau penyingkiran di sumber, perubahan proses atau jasa, pemakaian sumberdaya yang efisien, substitusi bahan dan energi, pemakaian kembali, perbaikan kembali, daur ulang, reklamasi, pengolahan.
3.19 Prosedur
cara khusus untuk menjelaskan kegiatan atau proses
Catatan 1 Prosedur-prosedur dapat dokumentasikan ataupun tidak.
Catatan 2 Adaptasi dari ISO 9000:2000, 3.4.5.
3.20 Rekaman
dokumen (3.4) hasil yang dicapai atau menyediakan bukti pelaksanaan kegiatan
Catatan Adaptasi dari ISO 9000:2000, 3.7.6.
4. Persyaratan sistem manajemen lingkungan
4.1 Persyaratan umum
Organisasi harus membuat, mendokumentasikan, menerapkan, memelihara dan terus menerus meningkatkan sistem manajemen lingkungan yang sesuai dengan persyaratan Standar Internasional ini dan menentukan bagaimana pemenuhannya.
Organisasi harus menetapkan dan mendokumentasikan lingkup sistem manajemen lingkungannya.
4.2 Kebijakan Lingkungan
Manajemen puncak harus menentukan kebijakan lingkungan organisasi dan memastikannya sesuai dengan lingkup sistem manajemen lingkungan yang telah ditetapkan, kebijakan ini:
a) sesuai dengan sifat, skala dan dampak lingkungan dari kegiatan, produk dan jasanya,
b) mencakup komitmen untuk peningkatan berkelanjutan dan pencegahan pencemaran,
c) mencakup komitmen untuk mematuhi persyaratan peraturan dan persyaratan lainnya yang terkait dengan aspek lingkungannya,
d) memberi kerangka untuk menyusun dan mengkaji tujuan dan sasaran lingkungan,
e) terdokumentasi, diterapkan dan dipelihara,
f) dikomunikasikan ke semua orang yang bekerja untuk kepentingan organisasi, dan
g) tersedia bagi umum
4.3 Perencanaan
4.3.1 Aspek lingkungan
Organisasi harus membuat, menerapkan dan memelihara prosedur
a) untuk mengidentifikasi aspek lingkungan dari kegiatan, produk dan jasanya dalam lingkup sistem manajemen lingkungan sehingga organisasi dapat mengendalikan aspek yang mempunyai pengaruh baik yang terencana ataupun dari pengembangan baru, atau dari kegiatan baru atau modifikasi, dari produk dan jasa , dan
b) untuk menentukan aspek-aspek tersebut mempunyai atau dapat mempunyai dampak penting pada lingkungan (spt aspek lingkungan penting)
Organisasi harus mendokumentasikan informasi ini dan menjaganya selalu muktahir.
Organisasi harus memastikan bahwa aspek-aspek lingkungan penting yang diperoleh dimasukkan dalam membuat, menerapkan dan memelihara sistem manajemen lingkungannya.
4.3.2 Persyaratan perundang-undangan dan persyaratan lainnya
Organisasi harus membuat, menerapkan dan memelihara prosedur
a) untuk mengidentifikasi dan mengakses persyaratan peraturan dan persyaratan lain yang terkait dengan aspek-aspek lingkungannya, dan
b) untuk menentukan bagaimana persyaratan ini dipakai untuk aspek lingkungannya.
Organisasi harus memastikan bahwa persyaratan peraturan dan persyaratan lain yang terkait dipertimbangkan dalam membuat, menerapkan dan memelihara sistem manajemen lingkungannya.
4.3.3 Tujuan, sasaran dan program
Organisasi harus membuat, menerapkan dan memelihara tujuan dan sasaran lingkungan yang terdokumentasi, pada setiap fungsi dan tingkat yang relevan di dalam organisasi.
Tujuan dan sasaran harus terukur, dapat diterapkan dan sesuai dengan kebijakan lingkungan, termasuk komitmen untuk pencegahan pencemaran, untuk memenuhi persyaratan peraturan dan persyaratan lain yang terkait dan untuk peningkatan berkelanjutan.
Pada saat membuat dan mengkaji tujuan dan sasarannya, organisasi harus mempertimbangkan persyaratan peraturan dan persyaratan lain yang terkait dan aspek lingkungan penting. Juga harus mempertimbangkan pilihan teknologi, keuangan, persyaratan operasional dan bisnisnya dan pandangan pihak terkait.
Organisasi harus membuat, menerapkan dan memelihara program untuk mencapai tujuan dan sasarannya. Program harus mencakup
a) Penunjukan penanggungjawab untuk mencapai tujuan dan sasaran pada setiap fungsi dan tingkat dalam organisasi, dan
b) Cara dan jangka waktu tujuan dan sasaran itu dicapai.
4.4 Penerapan dan operasi
4.4.1 Sumberdaya, peranan, tanggungjawab dan kewenangan
Manajemen harus memastikan ketersediaan sumberdaya yang penting untuk membuat, menerapkan, memelihara dan meningkatkan sistem manajemen lingkungan. Sumberdaya meliputi sumberdaya manusia dan keahlian khusus, infrastruktur organisasi, teknologi dan sumberdaya keuangan.
Peranan, tanggungjawab dan kewenangan harus ditentukan, didokumentasikan dan dikomunikasikan untuk memungkinkan pelaksanaan manajemen lingkungan secara efektif.
Manajemen puncak dari organisasi harus menunjuk wakil khusus dari manajemen yang tanpa memandang tanggungjawab lainnya, harus mempunyai peranan, tanggungjawab dan kewenangan tertentu untuk:
a) Memastikan bahwa sistem manajemen lingkungan dibuat, diterapkan dan dipelihara sesuai dengan persyaratan Standar Internasional ini;
b) Melaporkan kinerja sistem manajemen lingkungan kepada manajemen puncak untuk dikaji, termasuk rekomendasi untuk peningkatan.
4.4.2 Kompetensi, pelatihan dan kepedulian
Organisasi harus memastikan bahwa setiap orang yang bekerja untuk organisasi atau untuk kepentingan organisasi yang mempunyai potensi dalam menimbulkan dampak lingkungan penting adalah orang yang berkompeten atas dasar pendidikan, pelatihan atau pengalaman yang memadai dan akan dibuktikan dari rekaman-rekaman.
Organisasi harus mengidentifikasi kebutuhan pelatihan yang terkait dengan aspek lingkungan dan sistem manajemen lingkungannya. Organisasi harus memberikan pelatihan atau sarana lainnya untuk memenuhi kebutuhan ini, dan akan dibuktikan dari rekaman-rekaman.
Organisasi harus membuat, menerapkan dan memelihara prosedur untuk menjadikan karyawan yang bekerja untuk organisasi atau untuk kepentingan organisasi peduli akan:
a) pentingnya kesesuaian dengan kebijakan dan prosedur lingkungan dan dengan persyaratan sistem manajemen lingkungan,
b) aspek lingkungan penting, kejadian terkait atau potensi dampak dari pekerjaan mereka dan manfaat peningkatan kinerja personel bagi lingkungan,
c) peran dan tanggungjawab mereka dalam mencapai kesesuaian dengan persyaratan sistem manajemen lingkungan, dan
d) konsekuensi potensial dari penyimpangan terhadap prosedur tertentu.
4.4.3 Komunikasi
Dalam kaitannya dengan aspek lingkungan dan sistem manajemen lingkungan, organisasi harus membuat, menerapkan dan memelihara prosedur untuk
a) komunikasi internal antara berbagai tingkat dan fungsi organisasi,
b) menerima, mendokumentasikan dan menanggapi komunikasi yang sesuai dari pihak luar yang terkait.
Organisasi harus memutuskan proses untuk komunikasi eksternal tentang aspek lingkungan pentingnya, dan harus mendokumentasikan keputusannya. Jika keputusannya adalah dikomunikasikan, organisasi harus membuat dan menerapkan cara untuk komunikasi eksternal ini.
4.4.4 Dokumentasi
Dokumentasi sistem manajemen lingkungan harus meliputi
a) kebijakan, tujuan dan sasaran lingkungan,
b) uraian lingkup sistem manajemen lingkungan,
c) uraian unsur-unsur utama dari sistem manajemen lingkungan dan interaksinya, dan dokumen acuan yang terkait,
d) dokumen, termasuk rekaman, yang diperlukan oleh Standar Internasional ini, dan
e) dokumen, termasuk rekaman, ditentukan oleh organisasi yang penting untuk memastikan perencanaan, operasi dan pengendalian proses yang efektif dihubungkan dengan aspek lingkungan penting.
4.4.5 Pengendalian dokumen
Dokumen yang diperlukan oleh sistem manajemen lingkungan dan oleh Standar Internasional ini harus dikendalikan. Rekaman adalah jenis dokumen khusus dan harus dikendalikan sesuai dengan persyaratan di klausul 4.5.4.
Organisasi harus membuat, menerapkan dan memelihara prosedur untuk
a) menyetujui kecukupan dokumen sebelum dikeluarkan,
b) mengkaji ulang dan memuktahirkan jika perlu dan menyetujui kembali dokumen tersebut,
c) memastikan perubahan dan status revisi dokumen terkini telah diidentifikasi,
d) memastikan versi yang sesuai dari dokumen yang dipakai tersedia di tempat-tempat yang digunakan,
e) memastikan dokumen mudah ditunjukkan dan telah diidentifikasi,
f) memastikan dokumen eksternal asli yang ditentukan oleh organisasi untuk perencanaan dan operasi sistem manajemen lingkungan diidentifikasi dan dikendalikan distribusinya, dan
g) menjaga penggunaan dokumen kadaluarsa yang tidak diinginkan dan identifikasi yang sesuai bagi dokumen tersebut jika disimpan untuk tujuan tertentu.
4.4.6 Pengendalian operasional
Organisasi harus mengidentifikasi dan merencanakan operasi terkait dengan identifikasi aspek lingkungan penting yang sejalan dengan kebijakan, tujuan dan sasaran lingkungannya, untuk memastikan bahwa aspek tersebut dijaga pada kondisi tertentu dengan
a) membuat, menerapkan dan memelihara prosedur terdokumentasi untuk mengendalikan situasi ketiadaan prosedur yang dapat menyebabkan penyimpangan kebijakan, tujuan dan sasaran lingkungan, dan
b) menetapkan kriteria operasi dalam prosedur, dan
c) membuat, menerapkan dan memelihara prosedur terkait dengan identifikasi aspek lingkungan penting dari barang atau jasa yang digunakan organisasi dan mengkomunikasikan prosedur dan persyaratan tersebut kepada pemasok dan kontraktor.
4.4.7 Kesiagaan dan tanggap darurat
Organisasi harus membuat, menerapkan dan memelihara prosedur untuk identifikasi potensi situasi darurat dan potensi kecelakaan yang mempunyai dampak terhadap lingkungan dan bagaimana organisasi akan menanggapinya.
Organisasi harus menanggapi situasi darurat dan kecelakaan aktual dan menjaga atau mencegah pengaruhnya terhadap dampak lingkungan.
Organisasi harus secara berkala mengkaji ulang dan merevisi prosedur kesiagaan dan tanggap darurat bila diperlukan, khususnya setelah terjadi kecelakaan atau situasi darurat.
Organisasi juga harus secara berkala menguji sejauh mana prosedur tersebut dapat diterapkan.
4.5 Pemeriksaan
4.5.1 Pemantauan dan pengukuran
Organisasi harus membuat, menerapkan dan memelihara prosedur untuk memantau dan mengukur karakteristik kunci operasi secara teratur yang mempunyai dampak lingkungan penting. Prosedur harus mencakup pendokumentasian informasi untuk memantau kinerja, pengendalian operasional yang dipakai dan kesesuaian dengan tujuan dan sasaran lingkungan organisasi.
Organisasi harus memastikan peralatan pemantauan dan pengukuran yang digunakan dikalibrasi atau diverifikasi dan dipelihara, rekaman tersebut harus disimpan.
4.5.2 Evaluasi kepatuhan
4.5.2.1 Sejalan dengan komitmen untuk mematuhi persyaratan peraturan lingkungan, organisasi harus membuat, menerapkan dan memelihara prosedur untuk mengevaluasi kepatuhan terhadap persyaratan peraturan secara berkala.
Organisasi harus menyimpan rekaman hasil evaluasi berkala tersebut.
4.5.2.2 Organisasi harus mengevaluasi kepatuhan terhadap persyaratan lainnya. Organisasi dapat menggabungkan evaluasi ini dengan evaluasi kepatuhan terhadap peraturan pada klausul 4.5.2.1 atau dapat juga dibuat prosedur terpisah.
Organisasi harus menyimpan rekaman hasil evaluasi berkala tersebut.
4.5.3 Ketidaksesuaian, tindakan perbaikan dan pencegahan
Organisasi harus membuat, menerapkan dan memelihara prosedur ketidaksesuaian aktual dan potensial untuk pengambilan tindakan perbaikan dan pencegahan. Prosedur harus menentukan persyaratan untuk
a) Identifikasi, perbaikan ketidaksesuaian dan tindakan untuk mencegah dampak lingkungannya,
b) menyelidiki ketidaksesuaian, menentukan penyebabnya dan tindakan agar tidak terjadi kembali,
c) evaluasi kebutuhan tindakan pencegahan terhadap ketidaksesuaian dan menerapkan tindakan yang cukup untuk menghindarinya,
d) mencatat hasil tindakan perbaikan dan pencegahan yang diambil, dan
e) mengkaji ulang keefektifan tindakan perbaikan dan pencegahan yang diambil.
Tindakan yang diambil harus sesuai dengan besarnya masalah dan dampak lingkungan yang diamati.
Organisasi harus memastikan setiap perubahan penting dicatat untuk dokumentasi sistem manajemen lingkungan.
4.5.4 Pengendalian rekaman
Organisasi harus membuat dan memelihara rekaman yang diperlukan untuk menunjukkan kesesuaian terhadap persyaratan sistem manajemen lingkungan dari Standar Internasional ini dan hasil-hasil yang telah dicapai.
Organisasi harus membuat, menerapkan dan memelihara prosedur untuk identifikasi, penyimpanan, pemeliharaan, kemamputelusuran, masa simpan dan pemusnahan rekaman.
Rekaman harus dapat dibaca, diidentifikasi dan mudah diperoleh.
4.5.5 Audit internal
Organisasi harus memastikan audit internal sistem manajemen lingkungan dilaksanakan pada interval waktu yang telah direncanakan untuk
a) menentukan apakah sistem manajemen lingkungan
1) memenuhi pengaturan manajemen lingkungan yang sudah direncanakan, termasuk persyaratan dalam Standar Internasional ini, dan
2) harus telah diterapkan dan dipelihara, dan
b) memberikan informasi hasil-hasil audit kepada manajemen
Program audit harus direncanakan, dibuat, diterapkan dan dipelihara oleh organisasi, berdasarkan pertimbangan kepentingan operasi yang ditangani dan hasil audit sebelumnya.
Prosedur audit harus dibuat, diterapkan dan dipelihara dengan mengacu pada
– tanggung jawab dan persyaratan untuk merencanakan dan melaksanakan audit, melaporkan hasil dan menyimpan rekaman nya,
– penentuan kriteria, lingkup, frekuensi dan metode audit.
Pemilihan auditor dan pelaksanaan audit harus memastikan tujuan dan pembagian proses audit.
4.6 Tinjauan Manajemen
Manajemen puncak harus meninjau sistem manajemen lingkungan organisasinya pada interval waktu yang telah direncanakan untuk memastikan kesesuaian, kecukupan dan keefektifan yang berkelanjutan. Peninjauan harus memasukkan analisa peluang bagi peningkatan dan perlunya perubahan tujuan dan sasaran lingkungan. Rekaman tinjauan manajemen harus disimpan.
Masukan bagi tinjauan manajemen harus mencakup
a) hasil audit internal dan evaluasi kepatuhan terhadap persyaratan peraturan dan persyaratan lainnya yang biasa diikuti organisasi,
b) komunikasi dari pihak eksternal, termasuk keluhan,
c) kinerja lingkungan organisasi,
d) perluasan tujuan dan sasaran yang telah dicapai,
e) status tindakan perbaikan dan pencegahan,
f) tindak lanjut tinjauan manajemen sebelumnya,
g) perubahan lingkup, termasuk pengembangan persyaratan peraturan dan persyaratan lainnya terkait dengan aspek lingkungan, dan
h) rekomendasi bagi peningkatan.
Keluaran dari tinjauan manajemen harus mencakup keputusan dan tindakan terkait dengan kemungkinan perubahan kebijakan, tujuan dan sasaran lingkungan dan unsur sistem manajemen lingkungan lainnya, sejalan dengan komitmen perbaikan berkelanjutan.
