OHSAS 18001

Sistem Manajemen Keselamatan dan Kesehatan Kerja (SMK3) ­

Persyaratan OHSAS 18001 : 2007

1. Ruang lingkup

Seri persyaratan  Penilaian Kesehatan  dan Keselamatan Kerja (OHSAS) ini menyatakan persyaratan sistem manajemen kesalamatan dan kesehatan kerja (K3), agar organisasi mampu  mengendalikan  risiko­risiko K3 dan meningkatkan kinerjanya. Secara spesifik persyaratan ini tidak menyatakan kriteria kinerja, ataupun memberikan persyaratan secara lengkap dalam merancang sistem manajemen.

Persyaratan OHSAS ini dapat diaplikasikan kepada organisasi yang berniat untuk:

membuat suatu sistem manajemen K3 untuk menghilangkan  atau  meminimalkan  risiko kepada  personel  dan  pihak­pihak  terkait  lain yang mungkin ditimbulkan oleh risiko K3 yang terkait dengan aktivitas kerja organisasi;

1. menerapkan,     memelihara     dan     secara berkelanjutan meningkatkan sistem manajemen K3;
2. menentukan persyaratan tersebut sesuai dengan kebijakan K3 yang ditetapkan;
3. memperlihatkan    kesesuaian    dengan    standar OHSAS:

a)   menentukan sendiri ketentuan dan deklarasi kesesuaian, atau

b)  mendapatkan    konfirmasi    kesesuaiannya oleh pihak lain yang mempunyai  hubungan, misalnya pelanggan, atau

c)   mendapatkan  pernyataan  deklarasi  sendiri oleh pihak luar, atau

d)  mendapatkan sertifikat/registrasi atas sistem manajemen K3 oleh organisasi eksternal.

Semua persyaratan dalam Standar OHSAS ini dimaksudkan agar dapat digabungkan dengan sistem manajemen K3 apapun. Luasnya aplikasi akan tergantung pada faktor­faktor seperti kebijakan K3 organisasi, sifat dari aktivitas tersebut dan risiko­risiko serta kompleksitas dari operasi­operasinya.

Standar OHSAS ini ditujukan untuk mengelola aspek kesehatan  dan  keselamatan  kerja, dan  bukan ditujukan untuk  mengelola  area­area  kesehatan  dan  keselamatan lain seperti program­program kesejahteraan/kesehatan karyawan, keselamatan produk, kerusakan properti ataupun dampak lingkungan.

2. Referensi publikasi

Publikasi lain yang menyediakan informasi atau pedoman terdapat pada daftar publikasi. Sebaiknya gunakan publikasi edisi terakhir. Secara khusus, referensi yang digunakan:

●   OHSAS 18002, Sistem manajemen keselamatan dan kesehatan kerja – Pedoman penerapan OHSAS 18001

●   Organisasi Buruh Internasional:2001, Pedoman

sistem manajemen kesehatan dan keselamatan kerja (SMK3)

3. Istilah dan definisi

Untuk keperluan tujuan dokumen ini, istilah­istilah dan definisi berikut yang digunakan.

3.1  Risiko yang dapat  diterima

risiko yang telah diturunkan sampai ke tingkat yang dapat ditolerir oleh organisasi untuk memenuhi peraturan perundangan dan kebijakan K3 (lihat 3.16) organisasi.

3.2  Audit

proses sistematis, independen dan terdokumentasi untuk mendapatkan “bukti audit” dan  mengevaluasinya secara okjektif untuk menentukan apakah “kriteria audit” telah dipenuhi.

[ISO 9000:2005, 3.9.1]

 CATATAN 1 Independen bukan berarti dari luar organisasi saja. Dalam banyak hal, secara khusus dalam organisasi kecil, independen dapat berarti memperlihatkan bebas dari tanggung jawab untuk area yang sedang diaudit.

CATATAN  2  Untuk  keterangan  lebih  lanjut  mengenai

“bukti audit” dan “kriteria audit” ISO 19011.

3.3 Peningkatan berkelanjutan

proses terus menerus untuk meningkatkan sistem manajemen K3 (3.13), untuk mencapai peningkatan­ peningkatan   kinerja  K3   (3.15)   secara   keseluruhan, sesuai dengan kebijakan K3 (3.16) organisasi  (3.17).

CATATAN 1  Proses  tidak perlu  ditetapkan  di  seluruh area aktivitas secara serentak

CATATAN 2 Diadaptasi dari ISO 14001:2004, 3.2.

3.4  Tindakan perbaikan

tindakan  untuk  menghilangkan  penyebab ketidaksesuaian (3.11) yang terdeteksi atau situasi yang tidak diinginkan.

CATATAN  1  Bisa  terdapat  lebih  dari  satu  penyebab untuk suatu ketidaksesuaian.

CATATAN 2 Tindakan perbaikan dilakukan untuk mencegah terjadi kembali sementara tindakan pencegahan diambil supaya ketidaksesuaian tidak terjadi [ISO 9000:2005, 3.6.5]

3.5  Dokumen

informasi dan media pendukungnya.

CATATAN Media dapat berupa kertas, magnetis, elektronik atau disket komputer optik, foto atau contoh master, atau kombinasi dari semuanya.

[ISO 14001:2004, 3.4]

3.6  Bahaya

sumber, situasi atau tindakan yang berpotensi menciderai manusia atau sakit  penyakit  (3.8) atau kombinasi dari semuanya.

3.7  Identifikasi  bahaya

proses untuk mengetahui adanya suatu bahaya  (3.6) dan menentukan karakteristiknya.

3.8  Sakit penyakit

kondisi kelainan fisik atau mental yang teridentifikasi berasal dari dan/atau bertambah buruk karena kegiatan kerja dan/atau situasi yang terkait pekerjaan.

3.9  Insiden

kejadian yang terkait pekerjaan di mana suatu cidera atau sakit  penyakit   (3.8)  (terlepas  besarnya  tingkat keparahan) atau kematian terjadi, atau mungkin dapat terjadi.

CATATAN 1 Suatu kecelakaan adalah suatu insiden yang menyebabkan cidera, sakit penyakit atau kematian. CATATAN  2  Suatu  insiden  yang  tidak  menyebabkan cidera,  sakit  penyakit  atau  kematian  dapat  disebut sebagai “nyaris terjadi”, “hampir­kena”, “close call” atau “kejadian berbahaya”.

CATATAN   3   Suatu   keadaan   darurat   (lihat   4.4.7)

merupakan suatu jenis insiden khusus.

3.10 Pihak­pihak terkait

individu atau  kelompok, di dalam dan  di luar  tempat kerja (3.23),  yang  mempunyai  kaitan  atau  berdampak pada kinerja K3 (3.15) suatu organisasi  (3.17).

3.11 Ketidak­sesuaian

tidak dipenuhinya suatu persyaratan.

[ISO 9000:2005, 3.6.2; ISO 14001, 3.15]

CATATAN  Suatu  ketidaksesuaian   merupakan   bentuk peyimpangan dari:

● Standar    kerja    terkait,    praktis,    prosedur, peraturan perundangan, dll.

● Persyaratan sistem manajemen K3 (3.13)

3.12 Keselamatan dan kesehatan kerja (K3)

Kondisi­-kondisi dan faktor­-faktor yang berdampak, atau dapat   berdampak,   pada kesehatan   dan   keselamatan karyawan  atau  pekerja  lain  (termasuk  pekerja  kontrak dan personel kontraktor, atau orang lain di tempat  kerja (3.2.3).

CATATAN Organisasi dapat dikenakan peraturan perundangan untuk kesehatan dan keselamatan personel di luar tempat kerja yang langsung terkait atau siapapun yang terkena dampak aktivitas di tempat kerja.

3.13 Sistem Manajemen K3

Bagian dari suatu sistem manajemen organisasi  (3.17) yang digunakan untuk mengembangkan dan menerapkan kebijakan K3 (3.16) dan mengelola risiko­risiko K3 (3.21).

CATATAN 1: suatu sistem manajemen merupakan sekumpulan elemen­elemen yang saling terkait yang digunakan untuk menetapkan kebijakan dan tujuan dan untuk mencapai tujuan tersebut.

CATATAN 2: Suatu sistem manajemen termasuk struktur

organisasi, aktivitas perencanaan (termasuk, misalnya, penilaian risiko dan penetapan tujuan), tanggung jawab, praktek, prosedur (3.19), proses dan sumber daya.

CATATAN 3: Diadopsi dari ISO 14001:2004, 3.8.

3.14 Tujuan K3

sasaran K3, dalam hal kinerja K3 (3.15), yang ditetapkan organisasi  (3.17) untuk dicapai.

CATATAN 1 Tujuan harus dapat teruku bila dimungkinkan.

CATATAN 2 klausus 4.3.3 mensyaratkan bahwa tujuan

K3 konsisten dengan kebijakan K3 (3.16).

3.15 Kinerja K3

hasil yang terukur dari pengelolaan risiko­risiko K3 (3.21) suatu organisasi  (3.17).

CATATAN 1 Pengukuran kinerja K3 termasuk pengukuran efektivitas pengendalian yang dilaksanakan organisasi.

CATATAN  2  Dalam  konteks  sistem  manajemen   K3 (3.13), hasilnya dapat diukur yang dibandingkan dengan kebijakan K3 (3.16) organisasi (3.17), tujuan-­tujuan K3 (3.14), dan persyaratan kinerja K3 lainnya.

3.16 Kebijakan K3

keseluruhan tujuan dan arahan dari suatu organisiasi (3.17) terkait dengan kinerja K3 (3.15) yang secara formal disampaikan oleh manajemen puncak.

CATATAN 1 Kebijakan K3 memberikan kerangka kerja untuk melakukan tindakan dan untuk menetapkan tujuan­tujuan K3 (3.14)

CATATAN 2 Diadopsi dari ISO 14001:2004, 3.11.

3.17 Organisasi

perusahaan, operasi, firma, kelompok usaha, institusi atau asosiasi, atau bagian, baik kelompok atau tidak, publik atau pribadi, yang memiliki fungsi dan administrasi sendiri.

CATATAN – Untuk organisasi dengan lebih dari satu

unit operasi, dengan suatu operasi tunggal dapat disebut sebagai suatu organisasi.

[ISO 14001:2004, 3.16]

3.18 Tindakan pencegahan

tindakan untuk menghilangkan penyebab potensi ketidaksesuaian (3.11) atau potensi situasi yang tidak diinginkan lainnya.

CATATAN  1  Penyebab  potensi  ketidaksesuaian  bisa lebih dari satu.

CATATAN  2  Tindakan  pencegahan  dilakukan  untuk

mencegah sesuatu tidak terjadi sementara tindakan perbaikan (3.4) dilakukan untuk mencegah agar ketidaksesuaian tidak terjadi lagi.

[ISO 9000:2005, 3.6.4]

3.19 Prosedur

penetapan  cara  melakukan  suatu  aktivitas  atau  suatu proses.

CATATAN  Prosedur  dapat  didokumentasikan  ataupun tidak

[ISO 9001:2005, 3.4.5]

3.20 Catatan

dokumen  (3.5) yang menyatakan hasil­hasil yang dicapai atau pemberian bukti bahwa aktivitas telah dilaksanakan. [ISO 14001:2004, 3.20]

3.21 Risiko

kombinasi    dari    kemungkinan    terjadinya    kejadian berbahaya atau paparan dengan keparahan suatu cidera atau  sakit  penyakit   (3.8) yang  dapat  disebabkan  oleh kejadian atau paparan tersebut.

3.22 Penilaian  risiko

proses evaluasi risiko­risiko (3.21) yang diakibatkan adanya  bahaya­bahaya,  dengan  memperhatikan kecukupan pengendalian yang dimiliki, dan menentukan apakah risikonya dapat diterima atau tidak.

3.23 Tempat  kerja

setiap lokasi fisik di mana aktivitas­aktivitas terkait pekerjaan dilaksanakan dalam kendali organisasi.

CATATAN Dalam mempertimbangkan penetapan penilaian di tempat kerja, organisasi  (3.17) sebaiknya memperhatikan dampak­dampak K3 kepada personel yang, sebagai contoh, melakukan perjalanan atau transit (misal berkendaraan, terbang, di atas perahu atau kereta), bekerja di lingkungan klien atau pelanggan, atau bekerja di rumah.

 4. Persyaratan­persyaratan sistem manajemen K3

4.1  Persyaratan umum

Organisasi harus membuat, mendokumentasikan, memelihara   dan   meningkatkan   secara   berkelanjutan sistem manajemen K3 sesuai dengan persyaratan Standar OHSAS ini dan menetapkan bagaimana memenuhi persyaratan­persyaratan ini.

Organisasi harus menentukan dan mendokumentasikan ruang lingkup sistem manajemen K3 organisasi.

4.2  Kebijakan K3

Manajemen puncak harus mendefinisikan dan menyetujui kebijakan K3 dan memastikan bahwa di dalam ruang lingkup dari sistem  manajemen K3:

1. sesuai dengan sifat dan skala risiko­risiko K3 organisasi;
2. mencakup suatu komitmen untuk pencegahan cidera dan sakit penyakit dan peningkatan berkelanjutan manajemen dan kinerja K3;
3. mencakup   suatu   komitmen   untuk   paling   tidak mematuhi peraturan  K3 dan persyaratan lain yang relevan yang biasa dilakukan oleh organisasi yang terkait dengan risiko­risiko K3;
4. memberikan kerangka kerja untuk menetapkan dan meninjau tujuan­tjuan K3;
5. didokumentasikan, diterapkan, dan dipelihara;
6. dikomunikasikan ke seluruh personel dalam kendali organisasi dengan tujuan bahwa personel menyadari kewajiban K3 masing­masing;
7. tersedia untuk pihak­pihak terkait; dan
8. dikaji secara periodik untuk memastikan kebijakan tetap relevan dan sesuai untuk organisasi.

4.3  Perencanaan

4.3.1  Identifikasi bahaya,  penilaian  risiko dan penetapan pengendalian

Organisasi harus membuat, menerapkan dan memelihara

prosedur untuk mengidentifikasi bahaya yang ada, penilaian risiko, dan penetapan pengendalian yang diperlukan.

Prosedur  untuk  mengidentifikasi  bahaya  dan  menilai risiko harus memperhatikan:

1. aktivitas rutin dan tidak rutin;
2. aktivitas   seluruh   personel   yang   mempunyai akses ke tempat kerja (termasuk kontraktor dan tamu);
3. perilaku manusia, kemampuan dan faktor­faktor manusia lainnya;
4. bahaya­bahaya  yang  timbul  dari  luar  tempat kerja yang berdampak pada kesehatan dan keselamatan personel di dalam kendali organsisasi di lingkungan tempat kerja;
5. bahaya­bahaya  yang  terjadi  di  sekitar  tempat kerja hasil aktivitas kerja yang terkait di dalam kendali organisasi;

CATATAN   1   akan   lebih   sesuai   penilaian bahaya­bahaya       dinilai       seperti       aspek lingkungan.

1. Prasarana,  peralatan  dan  material  di  tempat kerja, yang disediakan baik oleh organisasi ataupun pihak lain.
2. Perubahan­perubahan atau usulan perubahan di dalam     organisasi,     aktivitas­aktivitas     atau material;
3. modifikasi sistem manajemen K3, termasuk perubahan sementara, dan dampaknya kepada operasional, proses­proses dan aktivitas­ aktivitas;
4. adanya kewajiban perundangan yang relevan terkait dengan penilaian risiko dan penerapan pengendalian yang dibutuhkan (lihat juga CATATAN 3.12)
5. rancangan area­area kerja, proses­proses, instalasi­instalasi, mesin/peralatan, prosedur operasional dan organisasi kerja, termasuk adaptasinya kepada kemampuan manusia.

Metodologi organisasi dalam melakukan identifikasi bahaya dan penilaian risiko harus:

a)      ditetapkan     dengan     memperhatikan     ruang lingkup,  sifat  dan  waktu  untuk  memastikan metodenya proaktif; dan

b)      menyediakan   identifikasi,   prioritas   dan dokumentasi risiko­risiko, dan penerapan pengendalian, sesuai keperluan.

Untuk mengelola perubahan, organisasi harus mengidentifkasi bahaya­bahaya K3 dan risiko­risiko K3 terkait dengan perubahan di dalam organisasi, sistem manajemen K3, atau aktivitas­aktivitasnya, sebelum menerapkan perubahan tersebut.

Organisasi harus memastikan hasil dari penilaian ini dipertimbangkan dalam menetapkan pengendalian.

Saat menetapkan pengendalian, atau mempertimbangkan perubahan atas pengendalian yang ada saat ini, pertimbangan harus diberikan untuk menurunkan risiko berdasarkan hirarki berikut:

a)      eliminasi;

b)      substitusi;

c)      pengendalian teknik;

d)      rambu/peringatan    dan/atau    pengendalian administrasi;

e)      alat pelindung diri.

Organisasi harus mendokumentasikan dan memelihara hasil identifikasi bahaya, penilaian risiko dan penetapan pengendaian selalu terbaru.

Organisasi harus memastikan bahwa risiko­risiko K3 dan penetapan pengendalian dipertimbangkan saat membuat, menerapkan dan memelihara sistem manajemen K3 perusahaan

CATATAN – Pedoman lebih lanjut dalam identifikasi bahaya, penilaian risiko dan pengendalian risiko dapat dilihat pada standar OHSAS 18002.

4.3.2  Peraturan perundangan dan persyaratan lain

Organisasi     harus     membuat,     menerangkan      dan memelihara suatu prosedur untuk mengidentifikasi dan mengakses  peraturan  perundangan  dan  persyaratan  K3 lainn yang diaplikasikan untuk K3.

Organisasi harus memastikan bahwa peraturan perundangan dan persyaratan lain yang relevan di mana organisasi  mendapatkannya  harus  dipertimbangkan dalam membuat, menerapkan dan memelihara sistem manajemen K3 organisasi.

Organisasi harus selalu memutakhirkan informasi ini. Organisasi harus mengkomunikasikan peraturan perundangan dan persyaratan lain yang relevan kepada orang yang bekerja di dalam kendali organisasi dan pihak­pihak terkait lain.

4.3.3  Tujuan dan program

Organsasi harus membuat, menerapkan dan memelihara tujuan dan sasaran K3 yang tedokumentasi, pada setiap fungsi dan tingkat yang relevan di dalam organisasi.

Tujuan­tujuan harus dapat diukur, bila memungkinkan, dan konsisten dengan kebijakan K3, termasuk komitmen untuk mencegah cidera dan sakit penyakit, memenuhi peraturan perundangan yang relevan dan persyaratan lain di mana organisasi mendapatkan dan untuk peningkatan berkelanjutan.

Pada saat membuat dan meninjau tujuan­tujuan tersebut, organisasi harus mempertimbangkan peraturan perundangan dan persyaratan K3 lainnya di mana organisasi mendapatkan, dan risiko­risiko K3. Juga mempertimbangkan aspek teknologi, aspek keuangan, persyaratan operasional dan bisnis, dan pandangan dari pihak­pihak terkait.

Organisasi harus membuat, menerapkan dan memelihara suatu program untuk mencapai tujuan­tujuan organisasi. Program minimum harus memasukkan:

1. penunjukan   penanggung   jawab   dan   kewenangan untuk mencapai tujuan pada setiap fungsi dan tingkat organisasi; dan
2. cara­cara dan jangka waktu untuk mencapai tujuan.

Program manajemen K3 harus dikaji pada interval waktu yang  teratur  dan terencana,  dan  dirubah  sesuai kebutuhan, untuk memastikan tujuan­tujuan tercapai.

4.4  Penerapan dan operasi

4.4.1        Sumberdaya, peran,  tanggung   jawab, akuntabilitas dan wewenang Manajemen  puncak  harus  menjadi  penanggung  jawab tertinggi untuk sistem manajemen K3

Manajemen puncak harus memperlihatkan komitmennya dengan:

a)   memastikan ketersediaan  sumberdaya  yang esensial untuk membuat, menerapkan, memelihara  dan  meningkatkan  sistem manajemen K3;

CATATAN 1 Sumberdaya termasuk sumberdaya manusia dan ketrampilan khusus, infrastruktur, teknologi dan finansial.

b)   menetapkan peranperan, alokasi tanggung jawab dan akuntabilitas, dan delegasi wewenang,  untuk  memfasilitasi  efektivitas sistem manajemen K3; peran, tanggung jawab, akuntabilitas dan wewenang harus didokumentasikan dan dikomunikasikan.

Organisasi harus menunjuk seorang anggota manajemen puncak dengan tanggung jawab khusus K3, di luar tanggung jawabnya, dan menetapkan peran­peran dan wewenang untuk:

1. menjamin  sistem  manajemen  K3  dibuat, diterapkan, dan dipelihara sesuai dengan standar OHSAS ini;
2. melaporkan   kinerja   sistem   manajemen   K3 kepada manajemen puncak untuk dikaji dan sebagai dasar untuk peningkatan sistem manajemen K3.

CATATAN 2 Anggota manajemen puncak yang ditunjuk (mis. Dalam organisasi besar, seorang anggota Direksi atau komite eksekutif)   dapat mendelegasikan beberapa tugas­tugasnya kepada wakil manajemen bawahannya sementara tetap memegang akuntabilitasnya.

Penunjukan anggota manajemen puncak harus tersedia kepada seluruh orang yang bekerja di dalam kendali organisasi.

Semuanya dengan tanggung jawab manajemen harus memperlihatkan komitmennya untuk meningkatkan kinerja K3.

Organisasi  harus memastikan  bahwa orang­orang  yang berada di tempat kerja bertanggung jawab untuk aspek­ aspek K3 di dalam kendali mereka, termasuk kepatuhan pada persyaratan K3 organisasi yang relevan.

4.4.2  Kompetensi,  pelatihan dan kepedulian

Organisasi harus memastikan bahwa setiap orang dalam pengendalilannya yang melakukan tugas­tugas yang mempunyai dampak pada K3 harus kompeten sesuai dengan tingkat pendidikan, pelatihan dan/atau pengalaman, dan menyimpan catatan­catatannya.

Organisasi harus mengidentifikasi kebutuhan pelatihan sesuai dengan risiko­risiko K3 terkait dan sistem manajemen K3. Organisasi harus menyediakan pelatihan atau mengambil tindakan untuk memenuhi kebutuhan tersebut, melakukan evaluasi efektivitas pelathan atau tindakan yang diambil, dan menyimpan catatan­ catatannya.

Organisasi harus membuat, menerapkan dan memelihara prosedur untuk memastikan semua orang yang bekerja dalam pengendaliannya peduli akan:

1. konsekuensi­konsekuensi K3, yang aktual atau potensial, kegiatan kerjanya, perilakunya, serta manfaat­manfaat K3 untuk peningkatan kinerja perorangan;
2. peranan dan tanggung jawabnya dan pentingnya dalam  mencapai  kesesuaiannya dengan kebijakan dan prosedur­prosedur K3 dan dengan persyaratan sistem manajemen K3, termasuk persyaratan kesiapsiagaan dan tanggap darurat (lihat 4.4.7);
3. konsekuensi potensial dari penyimpangan dari prosedur yang telah ditetapkan.

Prosedur pelatihan harus mempertimbangkan tingkat perbedaan dari:

a)      tanggung jawab, kemampuan, bahasa dan ketrampilan; dan

b)      risiko

4.4.3  Komunikasi, partisipasi dan konsultasi

4.4.3.1  Komunikasi

Sesuai dengan bahaya­bahaya K3 dan sistem manajemen K3, organisasi harus membuat, menerapkan dan memelihara prosedur untuk:

a)      komunikasi  internal  antar  berbagai  tingkatan dan fungsi dalam organisasi

b)      komunikasi  dengan  para  kontraktor  dan  tamu lainnya ke tempat kerja

c)      menerima, mendokumentasikan dan merespon komunikasi yang relevan dari pihak­pihak eksternal terkait

4.4.3.2  Partisipasi dan konsultasi

Organisasi harus membuat, menerapkan dan memelihara prosedur untuk:

a)    partisipasi pekerja melalui:

• keterlibatannya dan identifikasi bahaya, penilaian risiko dan penetapan pengendalian;
• keterlibatannya dalam penyelidikan insiden;
• keterlibatannya dalam pengembangan dan peninjauan kebijakan dan tujuan K3;
• konsultasi di mana ada perubahan yang berdampak pada K3;
• diwakilkan dalam hal­hal terkait K3.

Pekerja harus diinformasikan terkait pengaturan partisipasi, termasuk siapa yang menjadi wakil mereka dalam hal­hal terkait K3.

b)      Konsultasi  dengan  para  kontraktor  atas perubahan­perubahan  yang  terjadi  dan berdampak pada K3.

Organisasi  harus memastikan,  sesuai keperluan,  pihak­ pihak terkait yang relevan dikonsultasikan terkait hal­hal K3.

4.4.4  Dokumentasi

Dokumentasi sistem manajemen K3 harus termasuk:

a)      kebijakan K3 dan sasaran­sasaran;

b)      penjelasan ruang lingkup sistem manajemen K3;

c)      penjelasan     elemen­elemen     inti     sistem manajemen dan interaksinya, dan rujukannya ke dokumen­dokumen terkait;

d)      dokumen­dokumen,   termasuk   catatan­catatan, yang disyaratkan oleh Standar OHSAS ini;

e)      dokumen­dokumen, termasuk catatan­catatan, yang ditetapkan oleh organisasi yang dianggap penting untuk memastikan perencanaan, operasi dan pengendalian proses yang berhubungan dengan pengendalian risiko­risiko K3 efektif.

CATATAN Penting diperhatikan bahwa dokumentasi harus proporsional dilihat dari tingkat kompleksitas, bahaya­bahaya dan risiko­risiko dan dibuat seminimum mungkin untuk efektivitas dan efisiensi.

4.4.5  Pengendalian dokumen

Dokumen­dokumen yang disyaratkan untuk sistem manajemen K3 dan Standar OHSAS ini harus terkendali. Catatan merupakan jenis khusus dokumen dan harus terkendali sesuai dengan persyaratan yang dinyatakan di 4.5.4.

Organisasi harus membuat, menerapkan dan memelihara prosedur untuk:

a)      menyetujui  kecukupan  dokumen­dokumen sebelum diterbitkan;

b)      meninjau dokumen secara berkala, dirubah bila diperlukan dan disetujui kecukupannya;

c)      memastikan   perubahan­perubahan   dan   status revisi saat ini dalam dokumen terindetifikasi;

d)      memastikan  versi  yang  relevan  dari  dokumen yang diterapkan tersedia di tempat penggunaan;

e)      memastikan bahwa dokumen­dokumen dapat terbaca dan dengan cepat teridentifikasi;

f)       memastikan bahwa dokumen­dokumen yang berasal dari luar dan dianggap penting oleh organisasi untuk perencanaan dan operasi sistem manajemen K3 diidentifikasikan dan distribusinya terkendali; dan

g)      mencegah penggunaan dokumen kadaluarsa dan menetapkan  identifikasi  jika  dipertahankan untuk tujuan tertentu.

4.4.6  Pengendalian operasional

Organisasi harus mengidentifikasi operasi­operasi dan kegiatan­kegiatan yang berkaitan dengan bahaya­bahaya yang teridentifikasi di mana kendali pengukuran perlu dilakukan untuk mengendalian risiko­risiko K3. Hal ini harus termasuk manajemen perubahan (lihat 4.3.3).

Untuk operasi­operasi dan kegiatan­kegiatan tersebut, organisasi harus menerapkan dan memelihara:

a)      kendali­kendali operasional, sesuai keperluan organisasi dan aktivitas­aktivitasnya; organisasi harus mengintegrasikan kendali­kendali operasionalnya ke dalam sistem manajemen K3 secara keseluruhan;

b)      pengendalian     terkait     pembelian     material, peralatan dan jasa­jasa;

c)      pengendalian terkait para kontraktor dan tamu­tamu lain ke tempat kerja;

d)      mendokumentasikan prosedur­prosedur, mencakup situasi­situasi di mana ketiadaannya dapat menyebabkan penyimpangan­ penyimpangan dari kebijakan  dan tujuan­tujuan K3;

e)      kriteria­kriteria operasi yang telah ditetapkan di mana ketiadaannya dapat menyebabkan penyimpangan­penyimpangan  dari  kebijakan dan tujuan­tujuan K3.

4.4.7  Kesiapsiagaan dan tanggap  darurat

Organisasi harus membuat, menerapkan dan memelihara prosedur:

a)      untuk mengidentifikasi potensi keadaan darurat;

b)      untuk menanggapi keadaan darurat.

Organisasi  harus  menanggapi  keaadaan  darurat  aktual dan mencegah atau mengurangi akibat­akibat penyimpangan terkait dengan dampak­dampak K3.

Dalam perencanaan tanggap darurat organisasi harus mempertimbangkan kebutuhan­kebutuhan pihak­pihak terkait yang relevan, misal jasa keadaan darurat dan masyarakat sekitar.

Organisasi harus pula secara berkala menguji prosedur untuk menanggapi keadaan darurat, jika dapat dilakukan, melibatkan pihak­pihak terkait yang relevan sesuai keperluan.

Organisasi harus meninjau secara periodik dan, bila diperlukan, merubah prosedur kesiapsiagaan dan tanggap darurat, secara khusus, setelah pengujian periodik dan setelah terjadinya keadaan darurat (lihat 4.5.3).

4.5  Pemeriksaan

4.5.1  Pemantauan dan pengukuran kinerja

Organisasi harus membuat, menerapkan dan memelihara prosedur untuk memantau dan mengukur kinerja K3 secara teratur. Prosedur ini harus dibuat untuk:

a)      pengukuran kualitatif dan kuantitatif, sesuai dengan keperluan organisasi;

b)      memantau    perluasan    yang    memungkinkan tujuan K3 organisasi tercapai;

c)      memantau        efektivitas        pengendalian­ pengendalian (untuk kesehatan juga keselamatan);

d)      mengukur  kinerja  secara  proaktif  untuk memantau kesesuaian dengan program manajemen K3, pengendalian dan kriteria operasional;

e)      mengkur kinerja secara reaktif untuk memantau kecelakaan, sakit penyakit, insiden (termasuk nyaris terjadi, dll.) dan bukti catatan lain penyimpangan kinerja K3;

f)       mencatat   data   dan   hasil   pemantauan   dan mengukur kecukupan untuk melakukan analisis tindakan perbaikan dan pencegahan lanjutan.

Jika  peralatan  pemantauan  digunakan  untuk  mengukur dan memantau kinerja, organisasi harus membuat dan memelihara prosedur untuk kalibrasi dan pemeliharaan peralatan tersebut, sesuai keperluan.

Catatan hasil kalibrasi dan pemeliharaan dan hasil­hasil harus disimpan.

4.5.2  Evaluasi kesesuaian

4.5.2.1 Konsisten dengan komitmen organisasi untuk kepatuhan (lihat 4.2c)], organisasi harus menetapkan, menerapkan dan memelihara prosedur untuk secara periodik mengevaluasi kepatuhannya kepada peraturan perundangan yang relevan (lihat 4.3.2)

Organisasi  harus  menyimpan  catatan­catatan  hasil  dari evaluasi kesesuaian periodiknya.

CATATAN Frekuensi evaluasi periodik bisa bervariasi sesuai dengan peraturan perundangannya.

Organisasi harus mengevaluasi kepatuhannya dengan persyaratan lain di mana mendapatkannya (lihat 4.3.2). Organisasi dapat menggabungkan evaluasi ini dengan evaluasi kepatuhannya kepada peraturan perundangan sesuai dengan 4.5.2.1 atau membuat prosedur yang terpisah.

Organisasi harus menyimpan catatan­catatan hasil dari evaluasi periodiknya.

CATATAN Frekuensi evaluasi periodik bisa bervariasi sesuai dengan persyaratan lain di mana organisasi mendapatkannya.

4.5.3  Penyelidikan insiden, ketidak­sesuaian, tindakan perbaikan dan pencegahan

4.5.3.1  Penyelidikan insiden

Organisasi harus membuat, menerapkan dan memelihara prosedur untuk mencatat, menyelidiki dan menganalisis insiden­insiden untuk:

a)      menetapkan penyebab penyimpangan K3 dan faktor­faktor lain yang dapat menyebabkan atau berkontribusi atas terjadinya insiden;

b)      mengidentifikasi  kebutuhan  untuk  mengambil tindakan perbaikan;

c)      mengidentifikasi     kesempatan     melakukan tindakan pencegahan;

d)      mengidentifikasi kesempatan  untuk melakukan peningkatan berkelanjutan;

e)      mengkomunikasikan hasil­hasil dari penyelidikan.

Penyelidikan ini harus dilakukan dalam waktu yang terukur.

Setiap tindakan perbaikan yang diambil atau kesempatan untuk melakukan tindakan pencegahan harus terkait dan sesuai dengan 4.5.3.2.

Hasil dari penyelidikan insiden harus didokumentasikan dan dipelihara.

4.5.3.2  Ketidaksesuaian, tindakan perbaikan dan tindakan pencegahan

Organisasi harus membuat, menerapkan dan memelihara prosedur untuk menangani ketidaksesuaian­ ketidaksesuaian yang aktual dan potensial dan untuk melakukan tindakan perbaikan dan tindakan pencegahan.

Prosedur  harus  menetapkan  persyaratan­persyaratan untuk:

a)      mengidentifikasi         dan         memperbaiki ketidaksesuan  dan  mengambil  tindakan perbaikan untuk mengurangi dampak K3;

b)      menyelidiki      ketidaksesuaian,      menetapkan penyebab­penyebab  dan  mengambil  tindakan­ tindakan untuk mencegah terjadi lagi;

c)      evaluasi kebutuhan untuk melakukan tindakan pencegahan dan menerapkan tindakan yang dirancang untuk mencegah agar tidak terjadi;

d)      mencatat dan mengkomunikasikan hasil­hasil tindakan perbaikan dan tindakan pencegahan yang dilakukan;

e)      meninjau  efektivitas  tindakan    perbaikan  dan tindakan pencegahan yang dilakukan.

Bila tindakan perbaikan dan tindakan pencegahan menimbulkan adanya bahaya­bahaya baru atau yang berubah atau perlu adanya pengendalian baru atau diperbaiki,   prosedur ini harus mensyaratkan bahwa tindakan­tindakan yang akan dilaksanakan sudah melalui penilaian risiko sebelum diterapkan.

Setiap tindakan perbaikan dan tindakan pencegahan yang diambil untuk menghilangkan akar penyebab ketidaksesuaian yang aktual dan potensial harus sesuai dengan besarnya masalah dan seimbang dengan risiko­ risiko K3 yang dihadapi.

Organisasi harus memastikan bahwa setiap perubahan yang timbul dari tindakan perbaikan dan pencegahan dibuatkan dalam dokumentasi sistem manajemen K3.

4.5.4  Pengendalian catatan

Organisasi harus membuat dan memelihara catatan sesuai keperluan untuk memperlihatkan kesesuaian dengan persyaratan sistem manajemen K3 organisasi dan Standar OHSAS ini, serta hasil­hasil yang dicapai.

Organisasi harus membuat, menerapkan dan memelihara prosedur  untuk  mengidentifikasi,  menyimpan, melindungi, mengambil, menahan dan membuang catatan­catatan.

Catatan harus dan tetap dapat dibaca, teridentifikasi dan dapat dilacak.

4.5.5  Audit internal

Organisasi harus membuat dan memelihara program dan prosedur untuk pelaksanaan audit sistem manajemen K3 secara berkala, agar dapat: