Sistem Manajemen Keselamatan dan Kesehatan Kerja (SMK3)
Persyaratan OHSAS 18001 : 2007
1. Ruang lingkup
Seri persyaratan Penilaian Kesehatan dan Keselamatan Kerja (OHSAS) ini menyatakan persyaratan sistem manajemen kesalamatan dan kesehatan kerja (K3), agar organisasi mampu mengendalikan risikorisiko K3 dan meningkatkan kinerjanya. Secara spesifik persyaratan ini tidak menyatakan kriteria kinerja, ataupun memberikan persyaratan secara lengkap dalam merancang sistem manajemen.
Persyaratan OHSAS ini dapat diaplikasikan kepada organisasi yang berniat untuk:
membuat suatu sistem manajemen K3 untuk menghilangkan atau meminimalkan risiko kepada personel dan pihakpihak terkait lain yang mungkin ditimbulkan oleh risiko K3 yang terkait dengan aktivitas kerja organisasi;
- menerapkan, memelihara dan secara berkelanjutan meningkatkan sistem manajemen K3;
- menentukan persyaratan tersebut sesuai dengan kebijakan K3 yang ditetapkan;
- memperlihatkan kesesuaian dengan standar OHSAS:
a) menentukan sendiri ketentuan dan deklarasi kesesuaian, atau
b) mendapatkan konfirmasi kesesuaiannya oleh pihak lain yang mempunyai hubungan, misalnya pelanggan, atau
c) mendapatkan pernyataan deklarasi sendiri oleh pihak luar, atau
d) mendapatkan sertifikat/registrasi atas sistem manajemen K3 oleh organisasi eksternal.
Semua persyaratan dalam Standar OHSAS ini dimaksudkan agar dapat digabungkan dengan sistem manajemen K3 apapun. Luasnya aplikasi akan tergantung pada faktorfaktor seperti kebijakan K3 organisasi, sifat dari aktivitas tersebut dan risikorisiko serta kompleksitas dari operasioperasinya.
Standar OHSAS ini ditujukan untuk mengelola aspek kesehatan dan keselamatan kerja, dan bukan ditujukan untuk mengelola areaarea kesehatan dan keselamatan lain seperti programprogram kesejahteraan/kesehatan karyawan, keselamatan produk, kerusakan properti ataupun dampak lingkungan.
2. Referensi publikasi
Publikasi lain yang menyediakan informasi atau pedoman terdapat pada daftar publikasi. Sebaiknya gunakan publikasi edisi terakhir. Secara khusus, referensi yang digunakan:
● OHSAS 18002, Sistem manajemen keselamatan dan kesehatan kerja – Pedoman penerapan OHSAS 18001
● Organisasi Buruh Internasional:2001, Pedoman
sistem manajemen kesehatan dan keselamatan kerja (SMK3)
3. Istilah dan definisi
Untuk keperluan tujuan dokumen ini, istilahistilah dan definisi berikut yang digunakan.
3.1 Risiko yang dapat diterima
risiko yang telah diturunkan sampai ke tingkat yang dapat ditolerir oleh organisasi untuk memenuhi peraturan perundangan dan kebijakan K3 (lihat 3.16) organisasi.
3.2 Audit
proses sistematis, independen dan terdokumentasi untuk mendapatkan “bukti audit” dan mengevaluasinya secara okjektif untuk menentukan apakah “kriteria audit” telah dipenuhi.
[ISO 9000:2005, 3.9.1]
CATATAN 1 Independen bukan berarti dari luar organisasi saja. Dalam banyak hal, secara khusus dalam organisasi kecil, independen dapat berarti memperlihatkan bebas dari tanggung jawab untuk area yang sedang diaudit.
CATATAN 2 Untuk keterangan lebih lanjut mengenai
“bukti audit” dan “kriteria audit” ISO 19011.
3.3 Peningkatan berkelanjutan
proses terus menerus untuk meningkatkan sistem manajemen K3 (3.13), untuk mencapai peningkatan peningkatan kinerja K3 (3.15) secara keseluruhan, sesuai dengan kebijakan K3 (3.16) organisasi (3.17).
CATATAN 1 Proses tidak perlu ditetapkan di seluruh area aktivitas secara serentak
CATATAN 2 Diadaptasi dari ISO 14001:2004, 3.2.
3.4 Tindakan perbaikan
tindakan untuk menghilangkan penyebab ketidaksesuaian (3.11) yang terdeteksi atau situasi yang tidak diinginkan.
CATATAN 1 Bisa terdapat lebih dari satu penyebab untuk suatu ketidaksesuaian.
CATATAN 2 Tindakan perbaikan dilakukan untuk mencegah terjadi kembali sementara tindakan pencegahan diambil supaya ketidaksesuaian tidak terjadi [ISO 9000:2005, 3.6.5]
3.5 Dokumen
informasi dan media pendukungnya.
CATATAN Media dapat berupa kertas, magnetis, elektronik atau disket komputer optik, foto atau contoh master, atau kombinasi dari semuanya.
[ISO 14001:2004, 3.4]
3.6 Bahaya
sumber, situasi atau tindakan yang berpotensi menciderai manusia atau sakit penyakit (3.8) atau kombinasi dari semuanya.
3.7 Identifikasi bahaya
proses untuk mengetahui adanya suatu bahaya (3.6) dan menentukan karakteristiknya.
3.8 Sakit penyakit
kondisi kelainan fisik atau mental yang teridentifikasi berasal dari dan/atau bertambah buruk karena kegiatan kerja dan/atau situasi yang terkait pekerjaan.
3.9 Insiden
kejadian yang terkait pekerjaan di mana suatu cidera atau sakit penyakit (3.8) (terlepas besarnya tingkat keparahan) atau kematian terjadi, atau mungkin dapat terjadi.
CATATAN 1 Suatu kecelakaan adalah suatu insiden yang menyebabkan cidera, sakit penyakit atau kematian. CATATAN 2 Suatu insiden yang tidak menyebabkan cidera, sakit penyakit atau kematian dapat disebut sebagai “nyaris terjadi”, “hampirkena”, “close call” atau “kejadian berbahaya”.
CATATAN 3 Suatu keadaan darurat (lihat 4.4.7)
merupakan suatu jenis insiden khusus.
3.10 Pihakpihak terkait
individu atau kelompok, di dalam dan di luar tempat kerja (3.23), yang mempunyai kaitan atau berdampak pada kinerja K3 (3.15) suatu organisasi (3.17).
3.11 Ketidaksesuaian
tidak dipenuhinya suatu persyaratan.
[ISO 9000:2005, 3.6.2; ISO 14001, 3.15]
CATATAN Suatu ketidaksesuaian merupakan bentuk peyimpangan dari:
● Standar kerja terkait, praktis, prosedur, peraturan perundangan, dll.
● Persyaratan sistem manajemen K3 (3.13)
3.12 Keselamatan dan kesehatan kerja (K3)
Kondisi-kondisi dan faktor-faktor yang berdampak, atau dapat berdampak, pada kesehatan dan keselamatan karyawan atau pekerja lain (termasuk pekerja kontrak dan personel kontraktor, atau orang lain di tempat kerja (3.2.3).
CATATAN Organisasi dapat dikenakan peraturan perundangan untuk kesehatan dan keselamatan personel di luar tempat kerja yang langsung terkait atau siapapun yang terkena dampak aktivitas di tempat kerja.
3.13 Sistem Manajemen K3
Bagian dari suatu sistem manajemen organisasi (3.17) yang digunakan untuk mengembangkan dan menerapkan kebijakan K3 (3.16) dan mengelola risikorisiko K3 (3.21).
CATATAN 1: suatu sistem manajemen merupakan sekumpulan elemenelemen yang saling terkait yang digunakan untuk menetapkan kebijakan dan tujuan dan untuk mencapai tujuan tersebut.
CATATAN 2: Suatu sistem manajemen termasuk struktur
organisasi, aktivitas perencanaan (termasuk, misalnya, penilaian risiko dan penetapan tujuan), tanggung jawab, praktek, prosedur (3.19), proses dan sumber daya.
CATATAN 3: Diadopsi dari ISO 14001:2004, 3.8.
3.14 Tujuan K3
sasaran K3, dalam hal kinerja K3 (3.15), yang ditetapkan organisasi (3.17) untuk dicapai.
CATATAN 1 Tujuan harus dapat teruku bila dimungkinkan.
CATATAN 2 klausus 4.3.3 mensyaratkan bahwa tujuan
K3 konsisten dengan kebijakan K3 (3.16).
3.15 Kinerja K3
hasil yang terukur dari pengelolaan risikorisiko K3 (3.21) suatu organisasi (3.17).
CATATAN 1 Pengukuran kinerja K3 termasuk pengukuran efektivitas pengendalian yang dilaksanakan organisasi.
CATATAN 2 Dalam konteks sistem manajemen K3 (3.13), hasilnya dapat diukur yang dibandingkan dengan kebijakan K3 (3.16) organisasi (3.17), tujuan-tujuan K3 (3.14), dan persyaratan kinerja K3 lainnya.
3.16 Kebijakan K3
keseluruhan tujuan dan arahan dari suatu organisiasi (3.17) terkait dengan kinerja K3 (3.15) yang secara formal disampaikan oleh manajemen puncak.
CATATAN 1 Kebijakan K3 memberikan kerangka kerja untuk melakukan tindakan dan untuk menetapkan tujuantujuan K3 (3.14)
CATATAN 2 Diadopsi dari ISO 14001:2004, 3.11.
3.17 Organisasi
perusahaan, operasi, firma, kelompok usaha, institusi atau asosiasi, atau bagian, baik kelompok atau tidak, publik atau pribadi, yang memiliki fungsi dan administrasi sendiri.
CATATAN – Untuk organisasi dengan lebih dari satu
unit operasi, dengan suatu operasi tunggal dapat disebut sebagai suatu organisasi.
[ISO 14001:2004, 3.16]
3.18 Tindakan pencegahan
tindakan untuk menghilangkan penyebab potensi ketidaksesuaian (3.11) atau potensi situasi yang tidak diinginkan lainnya.
CATATAN 1 Penyebab potensi ketidaksesuaian bisa lebih dari satu.
CATATAN 2 Tindakan pencegahan dilakukan untuk
mencegah sesuatu tidak terjadi sementara tindakan perbaikan (3.4) dilakukan untuk mencegah agar ketidaksesuaian tidak terjadi lagi.
[ISO 9000:2005, 3.6.4]
3.19 Prosedur
penetapan cara melakukan suatu aktivitas atau suatu proses.
CATATAN Prosedur dapat didokumentasikan ataupun tidak
[ISO 9001:2005, 3.4.5]
3.20 Catatan
dokumen (3.5) yang menyatakan hasilhasil yang dicapai atau pemberian bukti bahwa aktivitas telah dilaksanakan. [ISO 14001:2004, 3.20]
3.21 Risiko
kombinasi dari kemungkinan terjadinya kejadian berbahaya atau paparan dengan keparahan suatu cidera atau sakit penyakit (3.8) yang dapat disebabkan oleh kejadian atau paparan tersebut.
3.22 Penilaian risiko
proses evaluasi risikorisiko (3.21) yang diakibatkan adanya bahayabahaya, dengan memperhatikan kecukupan pengendalian yang dimiliki, dan menentukan apakah risikonya dapat diterima atau tidak.
3.23 Tempat kerja
setiap lokasi fisik di mana aktivitasaktivitas terkait pekerjaan dilaksanakan dalam kendali organisasi.
CATATAN Dalam mempertimbangkan penetapan penilaian di tempat kerja, organisasi (3.17) sebaiknya memperhatikan dampakdampak K3 kepada personel yang, sebagai contoh, melakukan perjalanan atau transit (misal berkendaraan, terbang, di atas perahu atau kereta), bekerja di lingkungan klien atau pelanggan, atau bekerja di rumah.
4. Persyaratanpersyaratan sistem manajemen K3
4.1 Persyaratan umum
Organisasi harus membuat, mendokumentasikan, memelihara dan meningkatkan secara berkelanjutan sistem manajemen K3 sesuai dengan persyaratan Standar OHSAS ini dan menetapkan bagaimana memenuhi persyaratanpersyaratan ini.
Organisasi harus menentukan dan mendokumentasikan ruang lingkup sistem manajemen K3 organisasi.
4.2 Kebijakan K3
Manajemen puncak harus mendefinisikan dan menyetujui kebijakan K3 dan memastikan bahwa di dalam ruang lingkup dari sistem manajemen K3:
- sesuai dengan sifat dan skala risikorisiko K3 organisasi;
- mencakup suatu komitmen untuk pencegahan cidera dan sakit penyakit dan peningkatan berkelanjutan manajemen dan kinerja K3;
- mencakup suatu komitmen untuk paling tidak mematuhi peraturan K3 dan persyaratan lain yang relevan yang biasa dilakukan oleh organisasi yang terkait dengan risikorisiko K3;
- memberikan kerangka kerja untuk menetapkan dan meninjau tujuantjuan K3;
- didokumentasikan, diterapkan, dan dipelihara;
- dikomunikasikan ke seluruh personel dalam kendali organisasi dengan tujuan bahwa personel menyadari kewajiban K3 masingmasing;
- tersedia untuk pihakpihak terkait; dan
- dikaji secara periodik untuk memastikan kebijakan tetap relevan dan sesuai untuk organisasi.
4.3 Perencanaan
4.3.1 Identifikasi bahaya, penilaian risiko dan penetapan pengendalian
Organisasi harus membuat, menerapkan dan memelihara
prosedur untuk mengidentifikasi bahaya yang ada, penilaian risiko, dan penetapan pengendalian yang diperlukan.
Prosedur untuk mengidentifikasi bahaya dan menilai risiko harus memperhatikan:
- aktivitas rutin dan tidak rutin;
- aktivitas seluruh personel yang mempunyai akses ke tempat kerja (termasuk kontraktor dan tamu);
- perilaku manusia, kemampuan dan faktorfaktor manusia lainnya;
- bahayabahaya yang timbul dari luar tempat kerja yang berdampak pada kesehatan dan keselamatan personel di dalam kendali organsisasi di lingkungan tempat kerja;
- bahayabahaya yang terjadi di sekitar tempat kerja hasil aktivitas kerja yang terkait di dalam kendali organisasi;
CATATAN 1 akan lebih sesuai penilaian bahayabahaya dinilai seperti aspek lingkungan.
- Prasarana, peralatan dan material di tempat kerja, yang disediakan baik oleh organisasi ataupun pihak lain.
- Perubahanperubahan atau usulan perubahan di dalam organisasi, aktivitasaktivitas atau material;
- modifikasi sistem manajemen K3, termasuk perubahan sementara, dan dampaknya kepada operasional, prosesproses dan aktivitas aktivitas;
- adanya kewajiban perundangan yang relevan terkait dengan penilaian risiko dan penerapan pengendalian yang dibutuhkan (lihat juga CATATAN 3.12)
- rancangan areaarea kerja, prosesproses, instalasiinstalasi, mesin/peralatan, prosedur operasional dan organisasi kerja, termasuk adaptasinya kepada kemampuan manusia.
Metodologi organisasi dalam melakukan identifikasi bahaya dan penilaian risiko harus:
a) ditetapkan dengan memperhatikan ruang lingkup, sifat dan waktu untuk memastikan metodenya proaktif; dan
b) menyediakan identifikasi, prioritas dan dokumentasi risikorisiko, dan penerapan pengendalian, sesuai keperluan.
Untuk mengelola perubahan, organisasi harus mengidentifkasi bahayabahaya K3 dan risikorisiko K3 terkait dengan perubahan di dalam organisasi, sistem manajemen K3, atau aktivitasaktivitasnya, sebelum menerapkan perubahan tersebut.
Organisasi harus memastikan hasil dari penilaian ini dipertimbangkan dalam menetapkan pengendalian.
Saat menetapkan pengendalian, atau mempertimbangkan perubahan atas pengendalian yang ada saat ini, pertimbangan harus diberikan untuk menurunkan risiko berdasarkan hirarki berikut:
a) eliminasi;
b) substitusi;
c) pengendalian teknik;
d) rambu/peringatan dan/atau pengendalian administrasi;
e) alat pelindung diri.
Organisasi harus mendokumentasikan dan memelihara hasil identifikasi bahaya, penilaian risiko dan penetapan pengendaian selalu terbaru.
Organisasi harus memastikan bahwa risikorisiko K3 dan penetapan pengendalian dipertimbangkan saat membuat, menerapkan dan memelihara sistem manajemen K3 perusahaan
CATATAN – Pedoman lebih lanjut dalam identifikasi bahaya, penilaian risiko dan pengendalian risiko dapat dilihat pada standar OHSAS 18002.
4.3.2 Peraturan perundangan dan persyaratan lain
Organisasi harus membuat, menerangkan dan memelihara suatu prosedur untuk mengidentifikasi dan mengakses peraturan perundangan dan persyaratan K3 lainn yang diaplikasikan untuk K3.
Organisasi harus memastikan bahwa peraturan perundangan dan persyaratan lain yang relevan di mana organisasi mendapatkannya harus dipertimbangkan dalam membuat, menerapkan dan memelihara sistem manajemen K3 organisasi.
Organisasi harus selalu memutakhirkan informasi ini. Organisasi harus mengkomunikasikan peraturan perundangan dan persyaratan lain yang relevan kepada orang yang bekerja di dalam kendali organisasi dan pihakpihak terkait lain.
4.3.3 Tujuan dan program
Organsasi harus membuat, menerapkan dan memelihara tujuan dan sasaran K3 yang tedokumentasi, pada setiap fungsi dan tingkat yang relevan di dalam organisasi.
Tujuantujuan harus dapat diukur, bila memungkinkan, dan konsisten dengan kebijakan K3, termasuk komitmen untuk mencegah cidera dan sakit penyakit, memenuhi peraturan perundangan yang relevan dan persyaratan lain di mana organisasi mendapatkan dan untuk peningkatan berkelanjutan.
Pada saat membuat dan meninjau tujuantujuan tersebut, organisasi harus mempertimbangkan peraturan perundangan dan persyaratan K3 lainnya di mana organisasi mendapatkan, dan risikorisiko K3. Juga mempertimbangkan aspek teknologi, aspek keuangan, persyaratan operasional dan bisnis, dan pandangan dari pihakpihak terkait.
Organisasi harus membuat, menerapkan dan memelihara suatu program untuk mencapai tujuantujuan organisasi. Program minimum harus memasukkan:
- penunjukan penanggung jawab dan kewenangan untuk mencapai tujuan pada setiap fungsi dan tingkat organisasi; dan
- caracara dan jangka waktu untuk mencapai tujuan.
Program manajemen K3 harus dikaji pada interval waktu yang teratur dan terencana, dan dirubah sesuai kebutuhan, untuk memastikan tujuantujuan tercapai.
4.4 Penerapan dan operasi
4.4.1 Sumberdaya, peran, tanggung jawab, akuntabilitas dan wewenang Manajemen puncak harus menjadi penanggung jawab tertinggi untuk sistem manajemen K3
Manajemen puncak harus memperlihatkan komitmennya dengan:
a) memastikan ketersediaan sumberdaya yang esensial untuk membuat, menerapkan, memelihara dan meningkatkan sistem manajemen K3;
CATATAN 1 Sumberdaya termasuk sumberdaya manusia dan ketrampilan khusus, infrastruktur, teknologi dan finansial.
b) menetapkan peranperan, alokasi tanggung jawab dan akuntabilitas, dan delegasi wewenang, untuk memfasilitasi efektivitas sistem manajemen K3; peran, tanggung jawab, akuntabilitas dan wewenang harus didokumentasikan dan dikomunikasikan.
Organisasi harus menunjuk seorang anggota manajemen puncak dengan tanggung jawab khusus K3, di luar tanggung jawabnya, dan menetapkan peranperan dan wewenang untuk:
- menjamin sistem manajemen K3 dibuat, diterapkan, dan dipelihara sesuai dengan standar OHSAS ini;
- melaporkan kinerja sistem manajemen K3 kepada manajemen puncak untuk dikaji dan sebagai dasar untuk peningkatan sistem manajemen K3.
CATATAN 2 Anggota manajemen puncak yang ditunjuk (mis. Dalam organisasi besar, seorang anggota Direksi atau komite eksekutif) dapat mendelegasikan beberapa tugastugasnya kepada wakil manajemen bawahannya sementara tetap memegang akuntabilitasnya.
Penunjukan anggota manajemen puncak harus tersedia kepada seluruh orang yang bekerja di dalam kendali organisasi.
Semuanya dengan tanggung jawab manajemen harus memperlihatkan komitmennya untuk meningkatkan kinerja K3.
Organisasi harus memastikan bahwa orangorang yang berada di tempat kerja bertanggung jawab untuk aspek aspek K3 di dalam kendali mereka, termasuk kepatuhan pada persyaratan K3 organisasi yang relevan.
4.4.2 Kompetensi, pelatihan dan kepedulian
Organisasi harus memastikan bahwa setiap orang dalam pengendalilannya yang melakukan tugastugas yang mempunyai dampak pada K3 harus kompeten sesuai dengan tingkat pendidikan, pelatihan dan/atau pengalaman, dan menyimpan catatancatatannya.
Organisasi harus mengidentifikasi kebutuhan pelatihan sesuai dengan risikorisiko K3 terkait dan sistem manajemen K3. Organisasi harus menyediakan pelatihan atau mengambil tindakan untuk memenuhi kebutuhan tersebut, melakukan evaluasi efektivitas pelathan atau tindakan yang diambil, dan menyimpan catatan catatannya.
Organisasi harus membuat, menerapkan dan memelihara prosedur untuk memastikan semua orang yang bekerja dalam pengendaliannya peduli akan:
- konsekuensikonsekuensi K3, yang aktual atau potensial, kegiatan kerjanya, perilakunya, serta manfaatmanfaat K3 untuk peningkatan kinerja perorangan;
- peranan dan tanggung jawabnya dan pentingnya dalam mencapai kesesuaiannya dengan kebijakan dan prosedurprosedur K3 dan dengan persyaratan sistem manajemen K3, termasuk persyaratan kesiapsiagaan dan tanggap darurat (lihat 4.4.7);
- konsekuensi potensial dari penyimpangan dari prosedur yang telah ditetapkan.
Prosedur pelatihan harus mempertimbangkan tingkat perbedaan dari:
a) tanggung jawab, kemampuan, bahasa dan ketrampilan; dan
b) risiko
4.4.3 Komunikasi, partisipasi dan konsultasi
4.4.3.1 Komunikasi
Sesuai dengan bahayabahaya K3 dan sistem manajemen K3, organisasi harus membuat, menerapkan dan memelihara prosedur untuk:
a) komunikasi internal antar berbagai tingkatan dan fungsi dalam organisasi
b) komunikasi dengan para kontraktor dan tamu lainnya ke tempat kerja
c) menerima, mendokumentasikan dan merespon komunikasi yang relevan dari pihakpihak eksternal terkait
4.4.3.2 Partisipasi dan konsultasi
Organisasi harus membuat, menerapkan dan memelihara prosedur untuk:
a) partisipasi pekerja melalui:
- keterlibatannya dan identifikasi bahaya, penilaian risiko dan penetapan pengendalian;
- keterlibatannya dalam penyelidikan insiden;
- keterlibatannya dalam pengembangan dan peninjauan kebijakan dan tujuan K3;
- konsultasi di mana ada perubahan yang berdampak pada K3;
- diwakilkan dalam halhal terkait K3.
Pekerja harus diinformasikan terkait pengaturan partisipasi, termasuk siapa yang menjadi wakil mereka dalam halhal terkait K3.
b) Konsultasi dengan para kontraktor atas perubahanperubahan yang terjadi dan berdampak pada K3.
Organisasi harus memastikan, sesuai keperluan, pihak pihak terkait yang relevan dikonsultasikan terkait halhal K3.
4.4.4 Dokumentasi
Dokumentasi sistem manajemen K3 harus termasuk:
a) kebijakan K3 dan sasaransasaran;
b) penjelasan ruang lingkup sistem manajemen K3;
c) penjelasan elemenelemen inti sistem manajemen dan interaksinya, dan rujukannya ke dokumendokumen terkait;
d) dokumendokumen, termasuk catatancatatan, yang disyaratkan oleh Standar OHSAS ini;
e) dokumendokumen, termasuk catatancatatan, yang ditetapkan oleh organisasi yang dianggap penting untuk memastikan perencanaan, operasi dan pengendalian proses yang berhubungan dengan pengendalian risikorisiko K3 efektif.
CATATAN Penting diperhatikan bahwa dokumentasi harus proporsional dilihat dari tingkat kompleksitas, bahayabahaya dan risikorisiko dan dibuat seminimum mungkin untuk efektivitas dan efisiensi.
4.4.5 Pengendalian dokumen
Dokumendokumen yang disyaratkan untuk sistem manajemen K3 dan Standar OHSAS ini harus terkendali. Catatan merupakan jenis khusus dokumen dan harus terkendali sesuai dengan persyaratan yang dinyatakan di 4.5.4.
Organisasi harus membuat, menerapkan dan memelihara prosedur untuk:
a) menyetujui kecukupan dokumendokumen sebelum diterbitkan;
b) meninjau dokumen secara berkala, dirubah bila diperlukan dan disetujui kecukupannya;
c) memastikan perubahanperubahan dan status revisi saat ini dalam dokumen terindetifikasi;
d) memastikan versi yang relevan dari dokumen yang diterapkan tersedia di tempat penggunaan;
e) memastikan bahwa dokumendokumen dapat terbaca dan dengan cepat teridentifikasi;
f) memastikan bahwa dokumendokumen yang berasal dari luar dan dianggap penting oleh organisasi untuk perencanaan dan operasi sistem manajemen K3 diidentifikasikan dan distribusinya terkendali; dan
g) mencegah penggunaan dokumen kadaluarsa dan menetapkan identifikasi jika dipertahankan untuk tujuan tertentu.
4.4.6 Pengendalian operasional
Organisasi harus mengidentifikasi operasioperasi dan kegiatankegiatan yang berkaitan dengan bahayabahaya yang teridentifikasi di mana kendali pengukuran perlu dilakukan untuk mengendalian risikorisiko K3. Hal ini harus termasuk manajemen perubahan (lihat 4.3.3).
Untuk operasioperasi dan kegiatankegiatan tersebut, organisasi harus menerapkan dan memelihara:
a) kendalikendali operasional, sesuai keperluan organisasi dan aktivitasaktivitasnya; organisasi harus mengintegrasikan kendalikendali operasionalnya ke dalam sistem manajemen K3 secara keseluruhan;
b) pengendalian terkait pembelian material, peralatan dan jasajasa;
c) pengendalian terkait para kontraktor dan tamutamu lain ke tempat kerja;
d) mendokumentasikan prosedurprosedur, mencakup situasisituasi di mana ketiadaannya dapat menyebabkan penyimpangan penyimpangan dari kebijakan dan tujuantujuan K3;
e) kriteriakriteria operasi yang telah ditetapkan di mana ketiadaannya dapat menyebabkan penyimpanganpenyimpangan dari kebijakan dan tujuantujuan K3.
4.4.7 Kesiapsiagaan dan tanggap darurat
Organisasi harus membuat, menerapkan dan memelihara prosedur:
a) untuk mengidentifikasi potensi keadaan darurat;
b) untuk menanggapi keadaan darurat.
Organisasi harus menanggapi keaadaan darurat aktual dan mencegah atau mengurangi akibatakibat penyimpangan terkait dengan dampakdampak K3.
Dalam perencanaan tanggap darurat organisasi harus mempertimbangkan kebutuhankebutuhan pihakpihak terkait yang relevan, misal jasa keadaan darurat dan masyarakat sekitar.
Organisasi harus pula secara berkala menguji prosedur untuk menanggapi keadaan darurat, jika dapat dilakukan, melibatkan pihakpihak terkait yang relevan sesuai keperluan.
Organisasi harus meninjau secara periodik dan, bila diperlukan, merubah prosedur kesiapsiagaan dan tanggap darurat, secara khusus, setelah pengujian periodik dan setelah terjadinya keadaan darurat (lihat 4.5.3).
4.5 Pemeriksaan
4.5.1 Pemantauan dan pengukuran kinerja
Organisasi harus membuat, menerapkan dan memelihara prosedur untuk memantau dan mengukur kinerja K3 secara teratur. Prosedur ini harus dibuat untuk:
a) pengukuran kualitatif dan kuantitatif, sesuai dengan keperluan organisasi;
b) memantau perluasan yang memungkinkan tujuan K3 organisasi tercapai;
c) memantau efektivitas pengendalian pengendalian (untuk kesehatan juga keselamatan);
d) mengukur kinerja secara proaktif untuk memantau kesesuaian dengan program manajemen K3, pengendalian dan kriteria operasional;
e) mengkur kinerja secara reaktif untuk memantau kecelakaan, sakit penyakit, insiden (termasuk nyaris terjadi, dll.) dan bukti catatan lain penyimpangan kinerja K3;
f) mencatat data dan hasil pemantauan dan mengukur kecukupan untuk melakukan analisis tindakan perbaikan dan pencegahan lanjutan.
Jika peralatan pemantauan digunakan untuk mengukur dan memantau kinerja, organisasi harus membuat dan memelihara prosedur untuk kalibrasi dan pemeliharaan peralatan tersebut, sesuai keperluan.
Catatan hasil kalibrasi dan pemeliharaan dan hasilhasil harus disimpan.
4.5.2 Evaluasi kesesuaian
4.5.2.1 Konsisten dengan komitmen organisasi untuk kepatuhan (lihat 4.2c)], organisasi harus menetapkan, menerapkan dan memelihara prosedur untuk secara periodik mengevaluasi kepatuhannya kepada peraturan perundangan yang relevan (lihat 4.3.2)
Organisasi harus menyimpan catatancatatan hasil dari evaluasi kesesuaian periodiknya.
CATATAN Frekuensi evaluasi periodik bisa bervariasi sesuai dengan peraturan perundangannya.
Organisasi harus mengevaluasi kepatuhannya dengan persyaratan lain di mana mendapatkannya (lihat 4.3.2). Organisasi dapat menggabungkan evaluasi ini dengan evaluasi kepatuhannya kepada peraturan perundangan sesuai dengan 4.5.2.1 atau membuat prosedur yang terpisah.
Organisasi harus menyimpan catatancatatan hasil dari evaluasi periodiknya.
CATATAN Frekuensi evaluasi periodik bisa bervariasi sesuai dengan persyaratan lain di mana organisasi mendapatkannya.
4.5.3 Penyelidikan insiden, ketidaksesuaian, tindakan perbaikan dan pencegahan
4.5.3.1 Penyelidikan insiden
Organisasi harus membuat, menerapkan dan memelihara prosedur untuk mencatat, menyelidiki dan menganalisis insideninsiden untuk:
a) menetapkan penyebab penyimpangan K3 dan faktorfaktor lain yang dapat menyebabkan atau berkontribusi atas terjadinya insiden;
b) mengidentifikasi kebutuhan untuk mengambil tindakan perbaikan;
c) mengidentifikasi kesempatan melakukan tindakan pencegahan;
d) mengidentifikasi kesempatan untuk melakukan peningkatan berkelanjutan;
e) mengkomunikasikan hasilhasil dari penyelidikan.
Penyelidikan ini harus dilakukan dalam waktu yang terukur.
Setiap tindakan perbaikan yang diambil atau kesempatan untuk melakukan tindakan pencegahan harus terkait dan sesuai dengan 4.5.3.2.
Hasil dari penyelidikan insiden harus didokumentasikan dan dipelihara.
4.5.3.2 Ketidaksesuaian, tindakan perbaikan dan tindakan pencegahan
Organisasi harus membuat, menerapkan dan memelihara prosedur untuk menangani ketidaksesuaian ketidaksesuaian yang aktual dan potensial dan untuk melakukan tindakan perbaikan dan tindakan pencegahan.
Prosedur harus menetapkan persyaratanpersyaratan untuk:
a) mengidentifikasi dan memperbaiki ketidaksesuan dan mengambil tindakan perbaikan untuk mengurangi dampak K3;
b) menyelidiki ketidaksesuaian, menetapkan penyebabpenyebab dan mengambil tindakan tindakan untuk mencegah terjadi lagi;
c) evaluasi kebutuhan untuk melakukan tindakan pencegahan dan menerapkan tindakan yang dirancang untuk mencegah agar tidak terjadi;
d) mencatat dan mengkomunikasikan hasilhasil tindakan perbaikan dan tindakan pencegahan yang dilakukan;
e) meninjau efektivitas tindakan perbaikan dan tindakan pencegahan yang dilakukan.
Bila tindakan perbaikan dan tindakan pencegahan menimbulkan adanya bahayabahaya baru atau yang berubah atau perlu adanya pengendalian baru atau diperbaiki, prosedur ini harus mensyaratkan bahwa tindakantindakan yang akan dilaksanakan sudah melalui penilaian risiko sebelum diterapkan.
Setiap tindakan perbaikan dan tindakan pencegahan yang diambil untuk menghilangkan akar penyebab ketidaksesuaian yang aktual dan potensial harus sesuai dengan besarnya masalah dan seimbang dengan risiko risiko K3 yang dihadapi.
Organisasi harus memastikan bahwa setiap perubahan yang timbul dari tindakan perbaikan dan pencegahan dibuatkan dalam dokumentasi sistem manajemen K3.
4.5.4 Pengendalian catatan
Organisasi harus membuat dan memelihara catatan sesuai keperluan untuk memperlihatkan kesesuaian dengan persyaratan sistem manajemen K3 organisasi dan Standar OHSAS ini, serta hasilhasil yang dicapai.
Organisasi harus membuat, menerapkan dan memelihara prosedur untuk mengidentifikasi, menyimpan, melindungi, mengambil, menahan dan membuang catatancatatan.
Catatan harus dan tetap dapat dibaca, teridentifikasi dan dapat dilacak.
4.5.5 Audit internal
Organisasi harus membuat dan memelihara program dan prosedur untuk pelaksanaan audit sistem manajemen K3 secara berkala, agar dapat:
1. menentukan apakah sistem manajemen K3:
a) sesuai dengan pengaturan yang direncanakan untuk manajemen K3, termasuk persyaratan Standar OHSAS ini, dan
b) telah diterapkan dan dipelihara secara baik; dan
c) efektif memenuhi kebijakan dan tujuantujuan organisasi;
2. memberikan informasi tentang hasil audit kepada pihak manajemen.
Program audit harus direncanakan, dibuat, diterapkan dan dipelihara oleh organisasi, sesuai dengan hasil penilaian risiko dari aktivitasaktivitas organisasi, dan hasil audit waktu yang lalu.
Prosedur audit harus dibuat, diterapkan dan dipelihara yang menjelaskan:
a) tanggung jawab, kompetensi, dan persyaratan untuk merencanakan dan melaksanakan audit, melaporkan hasil audit dan menyimpan catatan catatan terkait: dan
b) menetapkan kriteria, ruang lingkup, frekuensi dan metode audit
Pemilihan auditor dan pelaksanaan audit harus memastikan objektivitas dan independensinya selama proses audit.
4.6 Tinjauan manajemen
Manajemen puncak harus meninjau sistem manajemen K3 organisasinya, secara terencana, untuk menjamin kesesuaian, kecukupan dan keefektifannya secara berkelanjutan. Proses tinjauan manajemen harus termasuk penilaian kemungkinankemungkinan peningkatan dan kebutuhan perubahan sistem manajemen K3, termasuk kebijakan K3 dan tujuantujuan K3. Catatan hasil tinjauan manajemen harus dipelihara.
Masukan tinjauan manajemen harus termasuk:
a) hasil audit internal dan evaluasi kesesuaian dengan peraturan perundangan dan persyaratan lain yang relevan di mana organisasi menerapkannya;
b) hasilhasil dari partisipasi dan konsultasi (lihat 4.4.3);
c) komunikasi yang berhubungan dengan pihak pihak eksternal terkait, termasuk keluhan keluhan;
d) kinerja K3 organisasi;
e) tingkat pencapaian tujuantujuan;
f) status penyelidikan insiden, tindakan perbaikan dan pencegahan;
g) tindak lanjut dari tinjauan manajemen sebelumnya;
h) perubahan yang terjadi, termasuk perkembangan dalam peraturan perundangan dan persyaratan lain terkait K3; dan
i) rekomendasi peningkatan.
Hasil dari tinjauan manajemen harus konsisten dengan komitmen organsisasi untuk peningkatan berkelanjutan dan harus termasuk setiap keputusan dan tindakan yang terkait dengan kemungkinan perubahan:
a) kinerja K3;
b) kebijakan dan tujuantujuan K3;
c) sumberdaya; dan
d) elemenelemen lain sistem manajemen K3
Hasil-hasil yang relevan dengan tinjauan manajemen harus disediakan untuk kebutuhan komunikasi dan konsultasi (4.4.3)